Экспертное мнение о тайм-менеджменте
Ирина Михайлова, бизнес-тренер, коуч Перемен отвечает на наши вопросы.
Какие приемы тайм-менеджмента вы считаете наиболее эффективными?

1. Приоритезация задач — Матрица Эйзенхауэра, Правило Парета (80/20). Делайте только важные для вас дела.

2. Откажитесь от «пожирателей времени», научитесь вовремя говорить «нет».

3. Правило «Одной минуты». Если задачу можно выполнить за 1 минуту — не откладываем, не планируем, делаем сразу, или не делаем никогда. Планирование такой задачи, записывание, напоминание — отберет больше сил и энергии, чем само ее выполнение.

4. Вкусные технологии тайм-менеджмента: «Швейцарский сыр», нарезаем «Салями», при необходимости съедаем «Лягушку» или переходим на «Помидорную» диету.

Суть метода швейцарского сыра заключается в том, чтобы ежедневно съедать один кусочек/задачу (выгрызать дырки в сыре), где большой кусок сыра — это важная для вас «вкусная» задача. Обычно такие задачи обеспечивают ваш Прорыв, часто вы делаете их впервые и у вас может не быть четкого плана выполнения (слишком много неизвестных). Используя этот метод, очень просто начать работу над сложной комплексной задачей, даже если не знаешь с какой стороны к ней подойти. Нужно найти в задаче что-то, что можно сделать уже сейчас, что вы умеете — и «откусить кусочек сыра». Просто сделайте то, что можете.

Это будет первая дырка в сыре. Обычно, как только в сыре — важной задаче появляется первая дырка, на ум приходит следующая задача — кусочек, которую можно решить. А значит скоро в «сыре появиться новая дырка». Главное обязательно делать дырочку за один раз. Не возвращайтесь к заданию несколько раз и не пытайтесь разгрызть одну большую дырку. Не бывает сыра состоящего всего из одной дырочки. По большому текущему проекту составьте список заданий, которые можно выполнить за 5 минут: обзвонить исполнителей, составить список чего-нибудь и т.п. Когда выдалась свободная минутка — загляните в список и съешьте дырку, которая кажется вам наиболее привлекательной именно в этот момент.


Лягушка — это самое трудное или неприятное дело — это скользкая противная жаба, которая будет напоминать о себе до тех пор, пока дело не будет выполнено. Обычно мы в первую очередь выбираем дела полегче, а лягушку оставляем на потом. Мы думаем о ней постоянно, она не дает нам спокойно жить, а еще эти напоминания от партнеров — коллег — начальника «как там наша лягушечка поживает?» Откладывая её в дальний угол стола, мы кормим её нашей энергией и вниманием, от этого она становится еще больше и еще противнее. А наши силы и желание ее сделать — уменьшается. Но если ее придется съесть в любом случае, лучше это сделать сразу. Если дело совсем «не идет», то в качестве поощрения можно закусить лягушку чем-то «вкусным для Вас» (приятным делом, интересным мероприятием).
Принцип правила — «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку первой».
Нарезаем Салями — эта техника помогает выделить детали и получить больше ясности, наметить четкий путь, по которому проще идти к достижению результата. Обычно мы нарезаем колбасу тонкими кусочками. Также поступаем и с задачами. Берем Салями — сложную, комплексную задачу и разрезаем ее на мелкие составные части — кусочки, которые можно просто и быстро выполнить. Несколько правил «нарезки»:
• Каждая задача-кусочек должна иметь четко сформулированный результат и конечный срок исполнения.
• Обращайте внимание на взаимозависимость задач, планируйте с учетом того, как вы будете выполнять задачи-кусочки — последовательно или параллельно.
• Следуйте плану. Не перепрыгивайте через задачи, если они вам не нравятся или кажутся скучными.

Помидорная диета. Техника основана на таком простом инструменте как кухонный таймер в виде помидора и помогает сосредоточиться на выполнении задачи и не отвлекаться. Как это работает? В первую очередь нужно убрать внешний шум и раздражители: отключить оповещения, закрыть социальные сети, чаты, мессенджеры, отключить звук телефона. Далее устанавливаем таймер на 25 минут и беремся за задачу. 25 минут достаточно, чтобы сосредоточиться на одной задаче и продуктивно поработать. Вдохновение не потребуется. Концентрация внимания на задаче способствует подключению внутренних сил и творческих ресурсов. Хороший вариант — превратить это в игру: «Интересно, а сколько я успею сделать сейчас за эти 25 минут? Посмотрим Поехали!»

Визуальный план. Очень удобно использовать графические инструменты-напоминалки: визуальные картинки-достигаторы, на котором нарисованы части (кусочки) задачи, которые вы раскрашиваете по мере выполнения, планирование важной задачи в виде mind-maps, где разными цветами можно обозначать решенные и нерешенные вопросы, неизвестные и переменные.


Какую литературу по тайм-менеджменту вы можете порекомендовать?

• «Максимальная концентрация» Люси Джо Палладино
• «Легкий способ перестать откладывать дела на потом» Нейл Фьоре
• «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен
• «Тайм-драйв» Глеб Архангельский
• «Искусство успевать» Алан Лакейн

Чтобы день удался, с чего лучше его начать и чем закончить?

Улыбкой. Утром от предвкушения замечательного и яркого дня. Вечером от благодарности за то, что день действительно был прекрасным.
И это не имеет никакого отношения к планированию. Это про умение радоваться жизни! Ведь по большому счету тайм-менеджмент — это только инструмент большого предприятия, которое мы называем жизнь!